¿Cómo organizar mi agenda 2022? aquí algunas recomendaciones y trucos para empresarios.
No pretendo ser un gurú ni decirte cómo organizarte, sólo comparto mi experiencia esperando que te sirva de algo.
Todos hemos tratado mucho y diversos métodos para organizar nuestro tiempo y realizar el mayor número de actividades, para ello utilizamos agendas físicas o de papel o electrónicas en teléfonos inteligentes o en la computadora (Outlook) o todas ellas.
Aprovecho este post para hacer unas recomendaciones de cómo yo organizo mi tiempo y actividades y me han ayudado a priorizar y cumplir mis objetivos profesionales y personales.
1.- ¿Qué agenda utilizo? Una combinación de agenda física y en el celular.
- Adquirí una agenda de papel con una página para cada día (no agenda semanal) y al final un Directorio telefónico. Una de las características de esta agenda es que me gusta mucho, en cada página viene una frase motivadora o una cita que me hacen reflexionar durante unos segundos y se ha vuelto un hábito leerlas y recordarlas durante la mañana.
- En el celular utilizo la App Any.Do y en la computadora utilizo Outlook donde pongo fechas de entrega de los proyectos y recordatorios de fechas limite de entrega.
2.- ¿Cómo planifico y clasifico las actividades?
- Primero que nada, no trato de planificar más allá de dos semanas.
- Pongo actividades y objetivos específicos, concretos (no generalidades) y deben ser alcanzables y realizables, ejemplo: en vez de poner "Programar Hootsuite" pongo "Programar Hootsuite TW y FB para Cliente X" (TW= twitter, FB = facebook)
- Clasifico las actividades con letras MAYÚSCULAS encerradas en círculos:
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- A = prioridad máxima (citas, llamadas, entrega de trabajos o reportes)
- B = prioridad media (actividad diaria de diseño, administrativa, etc)
- C = prioridad baja (revisar correos, ordenar papeles o recibos, escribir, sacar facturas)
Las actividades no deben durar más de dos horas, de otra forma no son tareas específicas.
3.- ¿Cuándo planifico y clasifico las actividades?
Cada día, diez minutos antes de salir del trabajo y apagar todo, reviso mi agenda física y las actividades o tareas para los siguientes dos día y verificar que no se olvide apuntar nada.
Cada día, al llegar a la oficina y antes de abrir el correo electrónico reviso mi agenda y pongo especial atención en las actividades prioridad A.
4.- ¿Cómo organizo mi tiempo?
Como un ejemplo de cómo puedo organizar mi tiempo, aunque puede y debe ser flexible cada día:
9:00 Entrada
9:00-9:15 Revisar agenda y organizar mis materiales para realizar esas tareas, servirme café o agua.
9:15-10:30 Tarea A (las más difícil o la que menos ganas tenga de hacer)
10.30-11:00 Revisar correo electrónico y contestar, para los artículos interesantes los guardo en EVERNOTE para leer después.
11:00 - 12:00 Tarea A (otra tarea prioridad A)
12:00 - 1:00 Tarea B
1:00 - 2:00 Tarea B
2:00 - 3:30 Comida
3:30 - 4:00 Lecturas relacionadas a mi trabajo / escribir ideas
4:00 - 5:45 Correos electrónicos y Tareas C
5:45 - 6:00 Revisar y actualizar actividades en Agenda
6:00 Salida
Como se podrá ver programo las actividades más pesadas y prioritarias para la mañana que es cuando tengo más energía (para cada persona es diferente y hay que adecuarlo a cada uno) y dejo actividades que me exijan menos atención o energía para después de la comida.
Trato de programar todas las actividades A de lunes a jueves y dejar más actividades B y C para las tardes y el viernes. Los viernes en la tarde trato de dejar actividades que me permitan desarrollarme mejor o ser más creativo y eso es algo que disfruto mucho, es como mi postre semanal.
5.- Sacarle más jugo a tu agenda.
- Mi agenda física también me ayuda a organizar mis finanzas y me he hecho la costumbre de apuntar al margen de cada día cualquier gasto o ingreso que tenga, por insignificante que parezca y así he eliminado muchos gastos hormiga que afectaban mis ahorros, ejemplo: -$75 comida Subway , +$500 bono por blog de cocina, -$18 galletas, etc.
- Al final de cada mes me doy un tiempo y en una hoja de Excel registro todos esos gastos en una plantilla que a tengo para ese objetivo y con precisión me puedo dar cuenta de cuanto ingresé, gasté y ahorré cada mes.
- La App ANY.DO sólo la utilizo en aquellas actividades marcadas con A para que no se me olvide.
6.- Últimos CONSEJOS:
- Recuerda siempre ser flexible, tu pones y quitas actividades
- Recuerda siempre llevar tu agenda y apuntar todo, con especial cuidado en citas y llamadas.
- Recuerda que no tienes que realizar todo al 100%, si no terminas una actividad en el tiempo que programaste por un imprevisto o lo que sea, puedes reprogramar la continuación para otro día. Si realizas el 90% de las actividades ya será todo un ÉXITO.
Luis Grant
Guadalajara Web