¿Cómo ORGANIZAR tu AGENDA de forma INTELIGENTE?

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No pretendo ser un gurú ni decirte cómo organizarte, sólo comparto mi experiencia esperando que te sirva de algo.

 

Todos hemos tratado mucho y diversos métodos para organizar nuestro tiempo y realizar el mayor número de actividades, para ello utilizamos agendas físicas o de papel o electrónicas en teléfonos inteligentes o en la computadora (Outlook) o todas ellas.

 

Aprovecho este post para hacer unas recomendaciones de cómo yo organizo mi tiempo y actividades y me han ayudado a priorizar y cumplir mis objetivos profesionales y personales.

 

1.- ¿Qué agenda utilizo?  Una combinación de agenda física y en el celular.

 

  • Adquirí una agenda de papel con una página para cada día (no agenda semanal) y al final un Directorio telefónico. Una de las características de esta agenda es que me gusta mucho, en cada página viene una frase motivadora o una cita que me hacen reflexionar durante unos segundos y se ha vuelto un hábito leerlas y recordarlas durante la mañana.
  •  En el celular utilizo la App Any.Do  y en la computadora utilizo Outlook donde pongo fechas de entrega de los proyectos y recordatorios de fechas limite de entrega.

 

 

2.- ¿Cómo planifico y clasifico las actividades?

 

  • Primero que nada, no trato de planificar más allá de dos semanas.
  • Pongo actividades y objetivos específicos, concretos (no generalidades) y deben ser alcanzables y realizables, ejemplo: en vez de poner "Programar Hootsuite" pongo "Programar Hootsuite TW y FB para Cliente X" (TW= twitter, FB = facebook)
  • Clasifico las actividades con letras MAYÚSCULAS encerradas en círculos:
    • A = prioridad máxima (citas, llamadas, entrega de trabajos o reportes)
    • B = prioridad media (actividad diaria de diseño, administrativa, etc)
    • C = prioridad baja (revisar correos, ordenar papeles o recibos, escribir, sacar facturas)

 

Las actividades no deben durar más de dos horas, de otra forma no son tareas específicas.

 

3.- ¿Cuándo planifico y clasifico las actividades?

Cada día, diez minutos antes de salir del trabajo y apagar todo, reviso mi agenda física y las actividades o tareas para los siguientes dos día y verificar que no se olvide apuntar nada.

Cada día, al llegar a la oficina y antes de abrir el correo electrónico reviso mi agenda y pongo especial atención en las actividades prioridad A.

 

4.- ¿Cómo organizo mi tiempo?

Como un ejemplo de cómo puedo organizar mi tiempo, aunque puede y debe ser flexible cada día:

 

9:00                   Entrada

9:00-9:15          Revisar agenda y organizar mis materiales para realizar esas tareas, servirme café o agua.

9:15-10:30        Tarea A (las más difícil o la que menos ganas tenga de hacer)

10.30-11:00     Revisar correo electrónico y contestar, para los artículos interesantes los guardo en EVERNOTE para leer después.

11:00 - 12:00    Tarea A (otra tarea prioridad A)

12:00 - 1:00      Tarea B

1:00 - 2:00        Tarea B

2:00 - 3:30         Comida

3:30 - 4:00         Lecturas relacionadas a mi trabajo / escribir ideas

4:00 - 5:45         Correos electrónicos y Tareas C

5:45 - 6:00        Revisar y actualizar actividades en Agenda

6:00                   Salida

 

Como se podrá ver programo las actividades más pesadas y prioritarias para la mañana que es cuando tengo más energía (para cada persona es diferente y hay que adecuarlo a cada uno) y dejo actividades que me exijan menos atención o energía para después de la comida.

 

Trato de programar todas las actividades A de lunes a jueves y dejar más actividades B y C para las tardes y el viernes. Los viernes en la tarde trato de dejar actividades que me permitan desarrollarme mejor o ser más creativo y eso es algo que disfruto mucho, es como mi postre semanal.

 

5.- Sacarle más jugo a tu agenda.

 

  • Mi agenda física también me ayuda a organizar mis finanzas y me he hecho la costumbre de apuntar al margen de cada día cualquier gasto o ingreso que tenga, por insignificante que parezca y así he eliminado muchos gastos hormiga que afectaban mis ahorros, ejemplo: -$75 comida Subway , +$500 bono por blog de cocina, -$18 galletas, etc.
  • Al final de cada mes me doy un tiempo y en una hoja de Excel registro todos esos gastos en una plantilla que a tengo para ese objetivo y con precisión me puedo dar cuenta de cuanto ingresé, gasté y ahorré cada mes.
  •  La App ANY.DO sólo la utilizo en aquellas actividades marcadas con A para que no se me olvide.

 

6.- Últimos CONSEJOS:

 

  • Recuerda siempre ser flexible, tu pones y quitas actividades
  • Recuerda siempre llevar tu agenda y apuntar todo, con especial cuidado en citas y llamadas.
  • Recuerda que no tienes que realizar todo al 100%, si no terminas una actividad en el tiempo que programaste por un imprevisto o lo que sea,  puedes reprogramar la continuación para otro día. Si realizas el 90% de las actividades ya será todo un ÉXITO.

 

 

 

 

 

Luis Grant

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